« Faire équipe à des lieues les uns des autres » : Xerox a utilisé Belbin pour gérer les conflits et optimiser la communication au sein d’une équipe de projet internationale virtuelle
Xérox
XEROX
Employés : ~23 000
Secteur d’activité : solutions d’impression numérique et sur le lieu de travail
Lieu : États-Unis, Canada, Royaume-Uni et Malaisie
Objectifs
Minimisez les problèmes de communication, les malentendus et la duplication du travail dans une équipe de projet géographiquement dispersée.
Résultats
L’équipe projet :
- a appris à tirer parti des forces de chaque membre de l’équipe ;
- Ils ont travaillé ensemble pour créer l’un des plus grands lancements de produits Xerox de l’année.
Introduction
Xerox est une société américaine qui vend des technologies de gestion de documents et d’impression numérique pour aider les organisations à communiquer, à se connecter et à travailler dans plus de 160 pays.
Défi
Xerox développait un produit complexe – une imprimante multifonction appelée ColourQube – pour le lancement.
Les équipes de projet ont été chargées d’adapter la technologie d’autres industries sans précédent, et le travail a impliqué l’intégration de code complexe, de dispositifs mécaniques et de physique pour que les sous-systèmes fonctionnent. Un seul sous-système impliquait cinq équipes dans deux endroits différents.
La complexité de la configuration signifiait que le risque de biais de communications et de malentendus étaient élevés. Les vice-présidents et directeurs ont constaté qu’ils passaient trop de temps sur des dilemmes d’équipe.
La solution
Xerox a mis en place des ateliers Team Accelerator pour l’équipe ColourQube aux États-Unis. L’équipe a appris à tirer parti des forces de chaque membre de l’équipe et a travaillé ensemble pour créer l’un des plus grands lancements de produits de Xerox cette année-là.
Process
Belbin a été utilisé depuis 2003 sur une variété d’initiatives. L’apprentissage des rôles d’équipe est intégré aux ateliers Team Accelerator de Xerox et au programme Lean Six Sigma Black Belt pour aider les équipes de développement de produits à identifier les forces, les faiblesses, les rôles et les compétences des membres.
Dans le cadre des ateliers Team Accelerator, le ColourQube a commencé par établir des règles de base pour l’équipe. Ensuite, chaque membre a été invité à développer ses besoins perçus et à aligner ses attentes.
Avant la formation, l’équipe a constaté que des solutions parallèles développées par différents groupes conduisaient souvent à des conflits. Cette formation a aidé l’équipe à identifier ces problèmes avant qu’ils ne surviennent. Au fur et à mesure que l’équipe identifiait ses forces et ses faiblesses, elle développait une meilleure compréhension de la dynamique du groupe et de la manière de communiquer plus efficacement pour éviter les problèmes.
Résultats
L’apprentissage du rôle d’équipe a permis aux membres de l’équipe de puiser plus efficacement dans leurs forces.
Les équipes pourraient mieux déployer les forces présentes dans leur équipe (en particulier au-delà des frontières géographiques). La reconnaissance du talent et du caractère unique des membres de l’équipe a ajouté de la valeur aux équipes dans leur ensemble.
Les équipes de projet ont pu résoudre les problèmes avant qu’ils ne deviennent des problèmes et minimiser la duplication du travail, ce qui a amélioré l’efficacité et diminué la frustration.
Les collaborateurs de ce projet complexe ont pu travailler ensemble avec succès à travers le monde pour créer l’un des plus grands lancements de produits de Xerox cette année-là.
Les outils utilisés
Une sélection de rapports Belbin a été utilisée et un atelier Belbin a été animé par Belbin North America.
- Rapport individuel Belbin (y compris l’évaluation de l’observateur)
- Rapport de l’équipe Belbin
- Atelier Belbin
Tout le monde ne va pas s’intégrer dans un moule perçu. Pour réussir, je dois jouer sur mes points forts et comprendre les domaines où je ne suis pas aussi fort. Team Accelerator et ma formation de Black Belt m’ont aidé à identifier mes compétences et à adapter mon portfolio de compétences et de techniques, j’ai mis à jour la façon dont je dirige mes réunions et je les ai rendues beaucoup plus efficaces
Don Titterington, vice-président